مكتب مجلس الرعية هو كيان مستقل عن المجلس الرعوي. يتكون من: أمين المجلس، نائب أمين المجلس، أمين السر، أمين الصندوق، وثلاثة أعضاء آخرين، تحت إشراف الأب الراعي.
ينتخب مجلس الرعية في اجتماعه الأول أعضاء مكتب مجلس الرعية. ومن هنا نفهم انه هناك فرق بين المجلس الرعوي و مكتب المجلس الرعوي. مدة عمل مكتب المجلس هي ثلاث سنوات، قابلة للتجديد مرة واحدة فقط.
إذا تعذّر على احد أعضاء مكتب المجلس متابعه عمله بالمجلس أو بالمكتب، أو إذا سقطت عضويته، يتم تعيين عضو آخر بدلا منه، من نفس الفئة.
مجلس الرعيّة يصبح هو نفسه مكتب المجلس الرعوي في حالة عدم تجاوز عدد أعضائه عن سبعة.
8- مهام مكتب مجلس الرعية
يهتم مكتب مجلس الرعية بالأعمال الآتية:
– تحضير وتنظيم مواعيد اجتماعات مجلس الرعيّة، وإعداد جداول أعمالها.
– التقرير بشأن إدراج المواضيع التي يقترحها أبناء الرعية في جدول الأعمال.
– يجتمع مكتب المجلس شهريا قبل اجتماع مجلس الرعيّة بفترة كافية، حتى يتمكن من الإعداد له.
– يعتني بالتطبيق العملي والرعوي لتوجيهات وإرشادات الأسقف الإيبارشي، ومتابعة تنفيذ الاقتراحات والقرارات والتوصيات الصادرة عن مجلس الرعيّة والمجلس الرعوي الإيبارشي.
– يقوم بالإعداد والتحضير لدراسة القضايا الحيوية المرتبطة بمسيرة الرعية والإيبارشية والكنيسة الجامعة، ومناقشة المواضيع الكنسية المعاصرة التي تقترحها وثائق وإرشادات سلطة الكنيسة التعليمية، والأسقف الإيبارشي.
– تنظيم وترتيب الرياضات الـروحيّة والمؤتمرات الرعوية والتكوينية بالرعيّة، وإعداد برامجها وجداول أعمالها، وتحضير كل ما يلزم لها، ودعوة أبناء الرعية وتشجيعهم للمشاركة فيها.
9- أمين مجلس الرعية
ينتخب مجلس الرعية أمينا له، يدير جلساته وأعماله ومناقشاته، كما يرأس أيضا جلسات ومناقشات مكتب مجلس الرعية، تحت إشراف الأب الراعي.
أمين مجلس الرعية، مع الأب الراعي، هو حلقة الوصل الدائمة بين المكتب والمجلس وبين الأسقف الإيبارشي. ويسهر على تحقيق وتشجيع روح المحبّة والوحدة بين جميع الأعضاء في المجلس والمكتب.
يقوم بالتوقيع مع أمين السرّ على محاضر جلسات وقرارات المجلس والمكتب.
هو المسئول الأوّل أمام الراعي وأعضاء المجلس والمكتب، عن متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عن المجلس.
يشترك مع الأب الراعي في تمثيل الرعية لدى مختلف الهيئات والمؤسّسات الكنسيّة.
يعلن في قداس الأحد الأوّل من كلّ شهر، عن أخبار وتوصيات وقرارات مجلس الرعيّة. كما يبيّن للمؤمنين ميزانية الرعية عن الشهر السابق، موضحاً لهم الإيرادات والمصروفات.
10- نائب أمين المجلس
يعاون أمين المجلس في مسئولياته، سواء على مستوى الأداء في أعمال المجلس والمكتب، أو على تعزيز المحبة الأخوية بين الأعضاء.
يسجّل ويتابع حضور وغياب الأعضاء في جلسات المجلس والمكتب، ويحتفظ بسجل الحضور والغياب واعتذارات الأعضاء الكتابية، ويعتني بالعلاقات الإنسانية والاجتماعية بين الأعضاء، لذلك يستفسر عن أحوال الغائبين، ويسأل عن ظروفهم وأسباب غيابهم.
يرأس اجتماعات المجلس والمكتب، في حـالة غياب أمين المجلس. وينوب عن أمين المجلس، وبتكليف منه، في تمثيل المجلس، مع الأب الراعي، لدى مختلف الهيئات والمؤسّسات الكنسيّة، إذا تعذّر للأمين أن يقوم بذلك بنفسه.
11- أمين سر مجلس الرعية
ينتخبه مجلس الرعية، ويقوم بتدوين وقائع جميع الاجتماعات، وكل ما يدور فيها من مناقشات. ويوجّه الدعوة للأعضاء، إلى اجتماع المجلس، قبل الموعد بفترة كافية.
يتولّى سكرتاريّة اجتماعات المجلس والمكتب، ويقوم بكتابة محاضر الجلسات، ويعرضها في الاجتماع التالي للتصديق عليها. كما يقوم بإعداد سجلّ خاص بأسماء وعناوين وتليفونات أعضاء المجلس والمكتب. و يقوم بإعداد التقرير السنوي للمجلس والمكتب.
يتولّى مسئوليّة كتابة وتسجيل وحفظ المراسلات والمطبوعات الصادرة والواردة للمجلس والمكتب، كما يهتم بحفظ جميع السجلاّت والوثائق والمستندات الخاصة بالمجلس والمكتب، في المكان الأمين والمناسب.
بمساندة باقي الأعضاء، يهتم بجمع وتدوين معلومات كاملة عن أبناء الرعيّة، تتضمن بيانات مستوفاة عن كلّ أسرة: اسم الزوج، اسم الزوجة، أسماء الأبناء، تاريخ الميلاد، تاريخ العماد، تاريخ الزواج، العمل، العنوان، التليفون… الخ.
في العدد القادم نستكمل الموضوع.
