ليكن للرعيّة سـجلاّتها، أي سجلّ المعمّدين وسجلّ الزيجات وسجلّ المتوفّين وغيرها، وليسهر الراعي على أن تُحرّر هذه السجلاّت وتـُحفظ كما يجب.
كذلك يُدوَّن في سجلّ المعمّدين انتماء المعمَّد إلى كنيسة معيَّنة متمتّعة بحكم ذاتي، والمسح بالميرون المقدّس، وما يتعلّق بأحوال المؤمنين القانونية نتيجة للزواج – ونتيجة للتبنّي، وكذلك نتيجة للدرجة المقدسة والنذر الدائم في مؤسّسة رهبانيّة؛ وهذه الحواشي يجب ذكرها دائما في شهادة المعموديّة.
الـشـهادات التي تُـعـطى لـلمـؤمنين عن أحوالهم الـقانـونيّة، و جـميع الوثائق التي قد يكون لها أهمّية قانونيّة، يجب أن يُوَقّعها الراعي نفسه أو مندوبه، وتـُختم بخـتم الرعية.
لـيكن في الرعية أرشيف تُحـفظ فيه سجلاّت الرعيّة ورسائل الرؤساء الكنسيّين والوثائق الأخرى الواجب حفظها للضرورة أو المنفعة؛ وهذه كلّها خاضعة لتفتيش الأسقف الإيبارشي أو مندوبه، عند الزيارة القانونية أو في وقت آخر مناسب، وليحذر الراعي ألاّ تقع في أياد غريبة.
متى تنتهي وظيفة الراعي؟ بالتخلّي الذي يقبله الأسقف الإيبارشي أو بانقضاء المدّة المحدّدة أو بالعزل أو بالنقل.
يُـرجى الـراعي الذي أتـمّ الخامســة والسـبعين من عـمره، أن يتـقدّم بتخلّيه عن منصبه إلى الأسقف الإيبارشي.
الراعي ثابت في منصبه، ولذلك لا يُعيَّن لمدّة محدّدة إلاّ: إذا تعلّق الأمر بعضو مؤسّسة رهبانيّة أو جمعيّة حياة مشتركة على غرار الرهبان؛ إذا رضي المرشّح بذلك كتابةً؛ إذا تعلّق الأمر بحالة خاصّة، وفي هذه الحال يلزم رضى هيئة المستشارين الإيبارشيين.
الأسقف والرعية والراعي:
يعود للأسقف المحلي، بعد استشارة مجلس الكهنة، إنشاء الرّعايا ومنها الرّعية الشّخصية. من حقّ الأسقف الإيبارشي، بعد استشارة مجلس الكهنة، إنشاء الرعايا وتعديلها وإلغاؤها.
بوسع الأسقف الإيبارشي، لا مدبّر الإيبارشية، بعد استشارة مجلس الكهنة وبرضى الرئيس الكبير لمؤسسة رهبانية، أو جمعيّة حياة مشتركة على غِرار الرهبان، أن يُنشئ رعيّة في كنيسة تلك المؤسسة أو تلك الجمعيّة.
يجب أن يتمّ هذا الإنشاء بموجب معاهدة مكتوبة، بين الأسقف الإيبارشي والرئيس الكبير لمؤسّسة رهبانيّة أو جمعيّة حياة مشتركة على غرار الرهبان، يحدَّد فيها بدقّة ما يتعلّق بالخدمة الرعويّة الواجب تأديتها، والأشخاص الواجب إلحاقهم بالرعيّة، والشؤون الماليّة.
الأسقف هو المسؤل الأول عن الرعية ومؤمنيها والراعي يعاونه في هذا الأمر. فعلى الأسقف الإيبارشي أن يضع قـواعد تكفل لدى غـياب الـراعي تـدبـير خدمة الرعية على يد كاهن. وعليه ان يزور الرعية على الأقل مرة كل 5 سنوات.
إذا شغرت رعيةٌ أو أُعيق الراعي لأيّ سبب كان عن ممارسة مهامّه الرعويّة في رعيّة ما، يعيِّن الأسقف الإيبارشي في أقرب وقت كاهنا آخر مدبّرا للرعيّة.
على مدبّر الرعيّة أن يقدّم بعد انتهاء مهمّته حسابا إلى الراعي.
نائب الراعي: إذا بدا من الضروري أو المناسـب يمكن أن يُضاف إلى الراعي نائب أو أكثر على أن يكونوا كهنة. للأسقف الإيبارشي الحرّية في تعيين نائب الراعي، بعد الاستماع إلى الراعي.
على نائب الراعي بحكم وظيفته، أن يساعد الراعي في عمله الرعوي بأسره، ويقوم مقامه إذا احتاج الأمر.
ليس لنائب الراعي، بحكم منصبه، صلاحية مباركة الزيجات؛ لكن – بالإضافة إلي الرئيس الكنسي المحلّي – بوسع الراعي أيضًا في حدود رعيّته أن يمنحه هذه الصلاحية حتّى بصفة عامّة؛ ونائب الراعي اذا أعطِي هذه الصلاحية، فبوسعه أن يمنحها لكهنة آخرين أيضًا في كلّ حالة بمفردها.
على نائب الراعي، بصفته معاونا للراعي، أن يبذل قصارى جهده ونشاطه في مهمّته الرعوية؛ ويجب أن تقوم بين الراعي ونائبه عِشرة أخويّة ومحبّة متبادلة، ويسود بينهما الاحترام على الدوام، ويساعد الواحد الآخر بالمشورة والعون والقدوة، مع تأمين العناية بالرعيّة باتفاق الرأي والجهد المشترك.
يـجب على نـائب الراعـي أن يقيـم في الرعـيّة، أمّا في ما يتعلّق بمدّة الإجازة، فلنائب الراعي ما للراعي من حقوق.
بوسـع الأسـقف الإيبارشي أن يعزل نائب الراعي لسـبب صوابي؛ أمّا إذا كان نائب الراعي عضوا في مؤسّسة رهبانيّة أو جمعيّة حياة مشتركة على غِرار الرهبان، عليه ان يبلغ رئيسه فقط.
